La prestación de servicios jurídicos ,como cualquier otro tipo de actividad , atraviesa las mismas fases de desarrollo que las empresas más tradicionales, como pueden ser las industriales o comerciales.Cuando un despacho jurídico sale de una primera fase embionaria y empieza a tener personal, una pequeña base de clientes, tareas a desarrollar, etc, se inicia la necesidad “organizativa”: hay que dar coherencia a todas las variables que constantemente entran en juego.

Axel Ibáñez

Descubrir y entender que existen unas fases organizativas que se cumplen como reglas no escritas permite extarer lo mejor de cada fase y anticipar medidas de adaptación.

Sin ánimo exhaustivo cabe distinguir tres fases principales:

a)Fase autocrática:

El nacimiento y arranque de una empresa se inicia con la fuerza, motivación e impulso de las personas fundadoras.La supervivencia es la necesidad principal.Las decisiones son rápidas, cualquier línea de negocio es válida lo cual supone un cosntante coste de aprendizaje y una dedicación intensa y poco rentable.EL crecimiento puede ser rápido ya que los costes son bajos.La dedicación principal se centra en la “capatación de negocio ó clientela” y en el trabajo a desarrollar.Las infeciciencias son altas ya sea porque hay un proceso de aprendizaje costoso que crea errores constantes, por la rotación del personal o por la acumulación de trabajo difícilmente asumible.

La intensida de la tarea de los fundadores provoca una acumulación de poder, confianza de clientes ,conocimiento de rutinas e trabajo (creadas por ellos mismos), que van a suponer un extrangulamiento de la organización en la medida en que al seguir la fase de crecimiento no es posible la absorción de más tareas.Además la delegación se hace muy difícil, los líderes de segunda línea ya se han acostumbrado a un modo de trabajar, y para los fundadores perder parcelas de poder es percibido como un riesgo para la “supervivencia” originaria de la empresa.

En esta fase las tareas de administrativas, de control y organización quedan absolutamente relegadas a un segundo plano tanto por no disponer de “tiempo” como por considerarse contrarias a la agilidad y rapidez que es propia de la fase autocrática.

b)Fase burocrática

Cuando la organicación sigue creciendo, los parámetros de funcionamiento propios de la fase autocrática conducen a una situación de caos que atenta contra la propia continuidad de la empresa.La empresa se enfrenta a incrementos de costes constantes (se han adquirido economias de escala ya que se ha adquirido un aprendizaje de procesos, pero este “activo” precisa fidelizar al personal o contratar personas a un coste más elevado).En paralelo al crecimiento, los gastos generales tienden a incrementarse naturalmente.

Esta fase conduce a que la organización funcione como una maquina:

Se establecen reglas y procesos específicos.División por áreas de trabajo.La autoridad se distribuye.La eficiencia es mayor y las decisiones son sistematizadas, no producto del azar.La burocracia pone orden donde antes había caos, y aunque la “logica” indica que estructurar y sistematizar siempre debe aportar un resultado positivo,sin embargo en el mundo actual, hay un factor de rigidez que impide a la organización adaptarse a situaciones concretas.

Hay un enfasis en aplicar procesos y reglas a problemas ya viejos.La motivación del personal baja y el trabajo se convierte en rutina.La eficiencia aumenta por la adquisición de conocimeintos pero la productividad baja: mayores ausencias, bajas, interrupciones entre el personal.

La fase autocrática puede tener una duración de entre 10-15 años, la fase burocrática suele tener una duración corta ya que o se pasa a la siguiente ó las organuzaciones desaparecen.En todo caso es una fase de existencia imprescindible y necesaria.

c)Fase democrática

La percepción de que el mundo está cambiando más ahoras que en todos los siglos pasados es un hecho.La sociedad (las personas) en las sociedades desarrolladas exigen unos servicios en “tiempo real”, rápidos y de calidad.La excelencia en el trato humano, las formas sinceras, la transparencia, las presentaciones y por supuesto en los contenidos (trabajo), son paradigmas que deben asumirse como propios de estos tiempos.Las organizaciones precisan de una masa critica (volúmen) importante para seguir en el mercado, la complejidad de las materias y la humanidad en las relaciones laborales también son elementos fundamentales.

Lo cierto es que esta fase democrática es un modelo de funcionamiento que forma parte de una ultra-modernidad al alcance de pocos.Racionalmente puede definirse, pero cuesta pensar en que las personas que forman las organizaciones metabolicen un modelo que aún puede decirse que esta en si mismo desarollándose.

Los equipos de trabajo son más “coordinados” que “dirigidos”.Las personas forman equipos departamentales de trabajo, con orientación a los objetivos de la empresa.La implicacion del personal se fundamenta en la participación en el diseño y futuro de la empresa: el personal se siente reponsable en su parcela del destino empresarial.

La percepción de que la continuidad de la empresa depende no de un cuadro directivo, sino del esfuerzo global de las personas que forman la empresa: es el cliente quien paga los sueldos.

Los premios se vinculan a objetivos.Auténtica comunicación abierta a todos los niveles, sin temor a la asunción de nuevos retos.

El control es bajo y se va en busqueda de estandares de resolución de alta calidad y “a la primera”.La organización ha de funcionar efectivamente bajo criterios empresariales (rentabilidad, eficiencia en las tareas y calidad humana), pero internamente se establece un sentimiento de “comunidad” de destino.

Evidentemente las fases descritas no tienen un dia de inicio y otro de final puestas en un calendario, son fase que aunque mantienen una cierta secuencia se van solapando en el tiempo, de modo que se puede decir que la organización esta en una fase determinada en la medida en que reuna más elementos de una que de otra.

Axel Ibáñez
Socio - Director División Fiscal - Contable
Ibáñez Almenara Abogados